התראות הן אינדיקטורים של פעולה שיש לנקוט בקשר לפריטים (חוזים), כאשר לפעולה זו שלושה מקורות אפשריים:

1. התראה קשורה לארוע היא התראה המבוססת על "אירוע" שמורכב מתאריך בעל משמעות עם שם שמתאר אותו וסוג ארוע שמגדיר אותו (למשל 31.12.2016 - "מועד אחרון למימוש אופציה להארכת הסכם בתנאים מועדפים"), והיא מציגה את פרטי הארוע ואת תאריך ההתראה.

2. התראה "עצמאית" (ללא ארוע) - היא התראה שיש לה כותרת וטקסט משלה, והיא לא מחוברת לארוע כלשהו בפריט (חוזה).

3. התראה קשורה לסבב אישורים היא התראה שקשורה לפריט או מסמך שהוגדר לסבב אישורים, והיא מופיעה רק אם אתה התבקשת להשתתף בסבב זה.

התראות משני הסוגים הראשונים מקבלות ביטוי בשלושה מרכיבים (ראה דיאגרמה):

1. התראת-פריט היא התראה שנקבעת ומוצגת ברמת פריט (חוזה). התראה כזו גורמת למערכת לשלוח הודעת אימייל של התראה (נקראית "הודעת התראה") בתאריך מוגדר (שמתרחש זמן מה לפני תאריך ה"אירוע", לרשימה של נמענים (אם נמשיך את הדוגמא שלעיל, הרי שתאריך ההתראה יכול להיות, נאמר, 30.11.2016, והנמענים הם - מנהל הרכש שאחראי להסכם, והסגן שלו, לצורך בקרה על הביצוע).

2. הודעת התראה - היא הודעת האימייל המרכזת, הנשלחת במועד שהוגדר להתראה, אל כל אחד מן הנמענים. בדוגמא שלעיל, ב 30.11.2016, תיצור המערכת שתי הודעות התראה, אחת למנהל הרכש, והשניה לסגן שלו. כל הודעה כזו תכיל לפחות את המידע בנוגע לאירוע הנ"ל ("מועד אחרון למימוש אופציה להארכת הסכם בתנאים מועדפים"), אך היא יכולה להכיל גם מידע לגבי "אירועים" אחרים, שיש להם התראות-פריט שקדמו לתאריך 30.11.2016, הן מיועדות לאחד מן הנמענים האלה, והמערכת לא קיבלה עדיין דיווח על כך שהנמען ביצע אותן. למידע נוסף אודות הודעות התראה והמידע האצור בהן - עיין בדף המסביר עליהן.

3. התראה היא "מופע" של "הודעת ההתראה", המוצג במסך ניהול ההתראות במערכת, ממנו יכול כל נמען "לדווח ביצוע" ולבטל את ההתראה. מסך ניהול ההתראות מאפשר לכל גורם בארגון לראות את כלל ההתראות שלו, אך לא רק; כל גורם יכול גם לראות התראות שיצר לאחרים, ומה סטטוס הטיפול בהן על ידי הנמענים שלהן; כמו כן, כל גורם יכול לבטל התראות שיצר עבור אחרים, ל"הקפיץ" התראות למועד מאוחר יותר, וכו'. למידע נוסף אודות מסך ניהול ההתראות והפעולות האפשריות בו - עיין בקישור זה

להלן מספר מאפיניים נוספים של מרכיבי מערכת ההתראות:

• המערכת בודקת אם קיים צורך ליצור התראות חדשות (כתוצאה מהתראות פריט חדשות או סבבי אישורים חדשים) בתכיפות גבוהה (כל 30 שניות כברירת מחדל); התראות חדשות שנוצרות מופיעות מיידית ב מסך ניהול ההתראות.

• הודעות התראה נשלחות לכל נמען בכל בוקר פעם אחת, החל מהמועד הרשום בהתראה, ועד שהנמען של ההתראה מבטל את ההתראה מחלון ההתראות, או שגורם אחר שקשור להתראה מבטל את ההתראה עבור הנמען. המערכת שולחת הודעה אחת בלבד בכל יום, המרכזת את כל ההתראות הפתוחות של אותו נמען מכל הסוגים.

• לכל התראת-פריט יכולה המערכת להפיק התראה אחת או יותר, יחד עם הודעת התראה מתאימה, בהתאם למספר הנמענים שלה.

כדי לקבל מידע על ניהול התראות, כולל ביטולן, ראה הסבר נוסף על התראות להלן.