שאלות ותשובות (FAQ) - למשתמשי מערכת TopContracts גרסה 15

01 שאלות כלליות
02 מנוע החיפוש
03 התראות
04 צפייה ועריכה של חוזים
05 הפעלת דוחות אדמיניסטרציה

1.1 איך מפעילים את מערכת ניהול החוזים?

הפעלת המערכת - באמצעות דפדפן.
ניתן להשתמש בדפדפנים מסוגים שונים כגון Chrome, Internet Explorer (בגרסה 8 ומעלה), Firefox וכו'. למשתמשים רגילים אנו ממליצים על דפדפן מסוג Chrome, ולאדמיניסטרטורים של המערכת אנו ממליצים על Internet explorer (בשל מגבלה על עריכת נוסחאות באמצעות Chrome)
בתוך הדפדפן יש להזין את הכתובת של המערכת - כתובת זו ייחודית לכל ארגון, אם אינך מכיר/ה אותה, אנא פנה/י למנהל המערכת בארגון שלך ובקש את הכתובת. עם הזנת הכתובת, ייפתח הדף הראשי של המערכת אם היא מותקנת פנימית בארגון שלך. אחרת - תתבקש/י להזדהות עם שם משתמש וסיסמא - גם אותם תוכל/י לקבל ממנהל המערכת שלך.

1.2 איך מאתרים חוזה?

האפשרויות הבאות עומדות בפניך לאיתור חוזה:

מסך החיפוש המהיר - הזן טקסט ואתר את כל החוזים המכילים אותו באחד מהשדות שלהם. עם הצגתם, השתמש בצלמית הצפייה שבכל שורה בטבלת תוצאות החיפוש כדי לנווט אל החוזה.
מסך החיפוש המתקדם - הזן ערכים לפרטמרים ואתר את כל החוזים המתאימים לשאילתא שנוצרת משילוב הפרמטרים עם הצגתם, השתמש בצלמית הצפייה שבכל שורה בטבלת תוצאות החיפוש כדי לנווט אל החוזה.
הזן טקסט לחיפוש בתיבת החיפוש שבלוח המחוונים ולחץ "חפש" עם הצגת תוצאת החיפוש, השתמש בצלמית הצפייה שבכל שורה בטבלת תוצאות החיפוש כדי לנווט אל החוזה.
אתר את החוזה בטבלה שבתחתית בלוח המחוונים ופתח אותו ישירות מצלמית הצפייה שבשורה שלו (10 החוזים האחרונים שהשתנו מופיעים בטבלה)
בהצגת חוזה, צור סימניה בדפדפן. מאוחר יותר - נווט בעזרת הסימניה אל החוזה ישירות.
במידה ויש מחוון בלוח המחוונים שלך שמציג את המספר 1, לחץ עליו ותועבר ישירות לחוזה שהוא מצא עבורך.
במידה וקיבלת התראה במייל שקשורה לחוזה, פתח את ההודעה ולחץ על הקישור שמופיע בה כדי להיכנס ישירות אל החוזה.

1.3 אני לא מצליח/ה להבין איך מפעילים מסך מסוים במערכת. האם יש דף עזרה עבורו?

מערכת העזרה של TopContracts היא מבוססת הקשר, כלומר - היא מציגה עזרה המתאימה לדף המוצג באותו רגע.
כדי לקבל עזרה עבור הדף המוצג, יש להקליק על צלמית העזרה שבפינה השמאלית של הדף, ובמקרה שמדובר בחלון דיאלוג שמסתיר את הדף הראשי, יש ללחוץ על לחצן ה"עזרה" שבתוכו.

2.1 איך מפעילים את החיפוש המתקדם?

מנווטים אל החיפוש המהיר, דרך צלמית החיפוש בראש הדף, ואז מקליקים על הקישור "חיפוש מתקדם" שבצד שמאל של כותרת הדף.

2.2 האם אפשר לבצע חיפוש שמחזיר את כל החוזים במערכת?

כן. ניכנס לאחד ממסכי החיפוש, השאר את תיבת הטקסט לחיפוש (במסך החיפוש המהיר) ואת הפרמטרים (במסך החיפוש המתקדם) ריקים ולחץ על "חפש". שים לב שחיפוש מעין זה אינו מומלץ במערכות שבהן מאות רבות של חוזים מפאת איטיותו.

2.3 מתי עדיף להשתמש בחיפוש מהיר ומתי בחיפוש מתקדם?

בחיפוש מהיר עדיף להשתמש כאשר ידוע לך מילת מפתח שמזהה בוודאות את החוזה, או כאשר אתה רוצה למצוא את כל החוזים בהם יש מילת מפתח מסוימת, ללא חשיבות לשדה החוזי בו היא רשומה.
בחיפוש מתקדם עדיף להשתמש כאשר נדרש חיפוש פרמטריאלי מדויק (ידוע שם של ספק, ולא רוצים למצוא חוזים בהם רשום השם דווקא כלקוח...), או כאשר נדרש חיפוש מבוסס טווח (כל החוזים שמסתיימים ברבעון הקרוב).

2.4 אני רואה חוזים בתוצאת החיפוש, אבל אין לידם צלמית של צפייה או עריכה, וחלק מהנתונים שלהם חסרים. למה? איך ניתן לפתוח אותם?

מנוע החיפוש מציג תוצאה מתאימה לחיפוש ביצעת עם כל החוזים שיש במערכת, גם כאלה שיש לך גישה אליהם, וגם כאלה שלא. בחוזים שאיך לך גישה אליהם, לא תופענה הצלמיות של הצפייה/עריכה, וחלק מהנתונים יהיו אכן חסרים. לפיכך לא ניתן לפתוח חוזים אלה, לא לצפייה ולא לעריכה. מצד שני, יש רשימה של מורשים שכן רשומים אל חוזים אלה - תוכל ליצור איתם קשר ולבקש הרשאה לחוזה או לשאול שאלות לגביו.

3.1 טיפלתי באירוע מסוים של חוזה, אבל המערכת ממשיכה לשלוח לי התראות בדואר אלקטרוני הקשורות לאירוע זה. איך מכבים התראות אלה?

המערכת שולחת אליך התראות כיוון שלא התקבל עדיין דיווח על כך שביצעת את מה שנדרש היה לבצע בקשר עם האירוע. שני גורמים יכולים לבטל התראה לאירוע בו טיפלת - מי שיצר את ההתראה עבורך, ואת/ה בעצמך. כדי לבטל את ההתראה בעצמך, יש לגשת למסך ההתראות (הקלקה על צלמית ה"התראות" בראש הדף תוביל לשם) ולהקליק על צלמית ה X שליד ההתראה שרוצים לבטל. אם לא את/ה יצרת את ההתראה, תוכל לפנות לזה שיצר אותה עבורך, ולבקש ממנו לבטל אותה עבורך.

3.2 יצרתי התראה לעמית שלי. האם אני יכול לדעת אם הוא התייחס אליה?

כן. הצג את ההתראה בחלון ההתראות (אם אתה לא נמען של ההתראה, סמן קודם "הצג גם התראות שיצרתי עבור נמענים אחרים") ועיין בתא "נמענים וסטטוס" של השורה של ההתראה. הסטטוס יכול להיות "פעילה" או "נמחקה". "נמחקה" אומר שהנמען ביטל את ההתראה, ובכך דיווח למעשה על ביצוע הפעולה הנדרשת (זה לא בהכרח אומר שהפעולה בוצעה, טלט רק שהוא דיווח על כך שביצע אותה...). "פעילה" אומר שהנמען לא ביטל את ההתראה עדיין והוא ממשיך לקבל תזכורת יומית עבורה.

3.3 התראה נשלחה אלי ולעוד שני נמענים. ביצעתי את שהיה דרוש ואין צורך בהתראה יותר. האם אני יכול לכבות את ההתראות שלהם גם כן?

כן, בתנאי שאתה זה שיצרת אותה בחוזה מלכתחילה (בחוזה). הדרך לביטול ההתראה תלויה בשני פרמטרים - (1) האם אתה גם רשום כנמען של ההתראה, (2) האם כבר ביטלת את ההתראה רק עבורך בעבר:

אם אתה גם רשום כנמען של ההתראה, ועדיין לא ביטלת אותה, ההתראה תופיע מיד במסך ההתראות כשתפתח אותו; לחץ על צלמית הביטול שליד ההתראה, וסמן "בטל התראות לכל הנמענים", ואשר את הפעולה.
אם אתה גם רשום כנמען של ההתראה, וכבר ביטלת אותה עבורך בלבד, ההתראה לא תופיע במסך ההתראות כשתפתח אותו; כדי להציג אותה, לחץ קודם על "הצג רשומות סגורות", מצא את ההתראה של אחד הנמענים האחרים (לא חשוב מי), לחץ על צלמית הביטול שליד ההתראה, סמן "בטל התראות לכל הנמענים" ואשר את הפעולה.
אם אתה אינך רשום כנמען של ההתראה (ועדיין, אתה יצרת אותה בחוזה), ההתראה לא תופיע במסך ההתראות כשתפתח אותו; כדי להציג אותה, לחץ קודם על "הצג גם התראות שיצרתי עבור נמענים אחרים", מצא את ההתראה של אחד הנמענים האחרים (לא חשוב מי), לחץ על צלמית הביטול שליד ההתראה, סמן "בטל התראות לכל הנמענים" ואשר את הפעולה.

4.1 5.1 איך מפעילים דוחות?

דוחות מפעילים מתוך תוצאת חיפוש: מסמנים את כל החוזים שמופיעים בטבלת התוצאה, או את חלקם, ומקליקים על לחצן "צור דוח".
החוזים שנבחרו לדוח נקראים "מקור הנתונים של הדוח".
לתוצאת חיפוש ניתן להגיע ממספר מקומות שונים - חלון החיפוש המהיר, חלון החיפוש המתקדם, אלמנט בלוח המחוונים, וכו'.

5.2 איך בוחרים סוג של דוח להפקה?

כשעולה המסך הראשי של מערכת הדוחות, מופיע חלון דיאלוג בו ניתן לבחור את "תבנית הדוח" המתאימה ביותר.

5.3 מה הקשר בין מקור הנתונים של הדוח לתבנית שבו הוא מוצג?

אין קשר. רשימת החוזים של הדוח אינה קשורה בהכרח לאופן בו בנוי הדוח.
מצד שני, יש לזכור שכיוון שחלק מתבניות הדוחות מסתמכות על סוגים מסויימים של חוזים, יש לוודא שהחוזים שבוחרים במקור הנתונים של הדוח מכילים מבנים המתאימים לתבנית.