מסך ההתראות הוא המקום בו משתמשים יכולים למחוק ("להסיר") התראות כדי למנוע שליחתן היומיומית כהודעת-התראה (הודעת דואר אלקטרוני המכילה מידע לגבי האירוע, ראה הודעות התראה).

במסך ההתראות ניתן לבצע מספר פעולות נוספות בקשר להתראה: דיווח סטטוס ביניים, פתיחת מסך קשור של סבב אישורים, וכו'.

משתמשים לא חייבים למחוק את ההתראות של עצמם (לא תמיד הם גם יכולים לעשות זאת, מחוסר גישה למערכת). לשם כך מאפשרת המערכת לכל משתמש למחוק הודעות שלו וגם הודעות שהוא יצר עבור אחרים, או הודעות לנמענים אחרים שקשורים להתראה שהוא קיבל

מתודולוגית הטיפול בהתראות במערכת הינה נושא בעל חשיבות רבה, והיא מתבססת על מספר מושגי יסוד כגון "התראות", הודעות התראה", "התראות-פריט" וכו'. לפני שאתה קורא דף זה, מומלץ לעיין בסקירה כללית על הנושא, בראש הפרק.

מבנה המסך

על מנת להיכנס לחלק ההתראות, הקלק על "צלמית ההתראות" בחלק העליון של המסך הראשי של היישום.

ליד הלשונית של צלמית ההתראות עשוי להופיע אינדיקטור מספרי בתוך עיגול אדום (אינדיקטור ההתראות), המזהה את מספר ההתראות הפעילות. אינדיקטור זה מופיע רק אם ישנן התראות פעילות כלשהן.

מה מוצג במסך?

מסך ההתראות הוא מסך אישי: הוא מציג כברירת מחדל רשימה של התראות פעילות של המשתמש הנוכחי , שהן התראות שנשלחו אל המשתמש המחובר למערכת כהודעות התראה (ראה תיאור שלהן בנפרד בקישור זה.), והמשתמש עדיין לא "כיבה" אותן, כלומר, עדיין לא דיווח למערכת שהן בוצעו.

לכל התראה מוצמד מידע אודות ה"אירוע" שאליו היא קשורה, ולידה בשורה בטבלה, מצד שמאל, מוצג מידע שקשור לפריט (חוזה) שאליו היא קשורה.

בטבלה מוצגים הנתונים הבאים:

• תאריך ההתראה - התאריך בו נקבע כי ההתראה צריכה להיווצר ולהישלח לנמענים בפעם הראשונה.

• מידע התראה - החלק הראשון של המידע המוצג כאן תלוי במקור: להתראות שנוצרו מאירועי-פריט - השם והתיאור של הארוע; להתראות שנוצרו באופן עצמאי - כותרת ההתראה והתיאור שלה, ולהתראות שנוצרו עבור סבבי אישורים של מסמכים - משמעות הסבב, שם המסמך ומלל קבוע "נדרש אישורך...".

  החלק השני של המידע המוצג כאן יכול לכלול דיווחי ביניים (שלך ושל אחרים) בקשר עם ההתראה, וכן תיאור סיבת ביטולה (אם ההתראה בוטלה)

• נוצר על ידי - שם המשתמש שיצר את התראת-החוזה בחוזה הרלוונטי (משתמש זה יכל לכלול את עצמו בלבד כנמען, את עצמו ואחרים ואפילו רק אחרים, ללא שיבוץ של עצמו כנמען). במידה והמערכת יצרה את ההודעה, ולא משתמש ספציפי, יוצג כאן "מערכת".

• נמענים וסטטוס - שם הנמען אליו נשלחה ההתראה והסטטוס של הטיפול שלו בו (נמחקה = המשתמש מחק את ההתראה, פעילה = המשתמש לא מחק את ההתראה עד מועד זה).

• שם: שם הפריט הקשור...

המסך מאפשר להציג גם התראות אחרות - כאלה שהמשתמש המחובר יצר עבור אחרים, התראות שהמשתמש כיבה כבר (דיווח ביצוע), וכו' (הסברים להלן).

שים לב שהודעת-התראה אחת שנקבעה לחוזה יכולה לקבל ביטוי של N התראות, כאשר N הוא מספר הנמענים של ההתראה. לפיכך, יכול להיות שתראה התראות זהות בטבלת ההתראות, שכל מה שמבדיל ביניהן זה הנמען של כל התראה.

מבנה המסך

מה הפעולות שניתן לבצע במסך?

המסך מאפשר "לטפל בהתראות" בשני היבטים:

• הראשון, הוא לעבור אל הפריט שבגינו נוצרה ההתראה, על מנת לעדכן אותו בתוצאות הטיפול בהתראה זו (למשל - במידה שההתראה הזכירה שיש לחדש חוזה, והחוזה אכן חודש, יש לעדכן את החוזה כך שישקף את תאריך הסיום החדש).

• השני, הוא פעולות הקשורות ל"טיפול" בהתראה עצמה, כמו למשל "כיבוי"/"ביטול" שלה, על מנת שהמערכת לא תצרף אותה ל"הודעות ההתראה" הבאות שהיא שולחת (ובמידה וזו ההתראה היחידה שהיתה פעילה - המערכת לא תשלח יותר הודעות התראה).

את הפעולות יש לבצע מתוך הטבלה (ראה להלן הסבר מפורט אודות פעולות אלה)

• ביטול/מחיקת ההתראה -

• דיווח סטטוס טיפול בהתראה -

• מעבר למסך טיפול בסבב אישורים -

• כניסה אל הפריט (חוזה) הקשור להתראה (בתנאי שיש הרשאה מתאימה): במבט צפייה או במבט עריכה . שים לב ש"התראת-הפריט" שיצרה את ההתראה שמופיעה במסך זה, נמחקה כבר מן הפריט כאשר ההתראה נוצרה - אז אין טעם לחפש אותה ברשימת ההתראות של אותו פריט...

סמן את תיבת הסימון נמענים אחרים כדי לגרום למערכת להציג התראות שאתה יצרת עבור אחרים. כאשר תיבה זו מסומנת, ניתן לבחור עובד יחיד מן הרשימה שליד, או את כל העובדים.

סמן את תיבת הסימון התראות שבוטלו כדי לגרום להתראות שבוטלו כבר להיות גלויות ברשימה. ביטול הסימון של האופציה הזו מציגה רק את ההתראות הפעילות בטבלה.

רשום טקסט ב-מידע התראה כולל כדי לגרום למערכת להציג רק התראות שמכילות טקסט זה.

במידה ואתה מוגדר במערכת עם הרשאת "מנהל התראות", תוכל גם לסמן תיבת סימון בשם נוצר על ידי אחרים/מערכת, ואז המערכת תציג התראות שאחרים יצרו. הכוונה היא להשתמש בסימון זה יחד עם הסימון "נמענים אחרים" כדי לראות התראות שאחרים יצרו עבור אחרים, ולא רק התראות שאתה יצרת עבור אחרים או התראות שאחרים יצרו עבורך.

מבנה המסך

"מחיקת התראה" היא פעולה שכאשר מבצעים אותה, היא מונעת שליחה של הודעות התראה (באימייל) נוספות הקשורות להתראה, לנמען שמחק את ההתראה או לנמענים נוספים (ראה להלן).

על מנת למחוק התראה, הקלק על צלמית ה X (הסרה) שנמצא לידה באותה שורה:

• באפשרותך לציין "סיבת ביטול התראה". סיבה זו תתועד עם ההתראה (לא ניתן למחוק אותה).

• עם הלחיצה על צלמית זו, יפתח חלון דיאלוג המאפשר לבצע פעולות נוספות יחד עם מחיקת ההתראה (פעולות אלה יבוצעו רק ביחד עם אישור המחיקה, כלומר, לא ניתן לבצען "במנותק" ממחיקת ההתראה).

• אופצית "בטל התראות לכל הנמענים" מאפשרת ביטול מרוכז של כל ההתראות לכל הנמענים, של אותה הודעת-התראה.

• אופצית "כמו כן, בטל את ההתראות הבאות, לאותו אירוע באותו פריט" מאפשרת לבטל (אם יש) אחת או יותר מרשימה של התראות נוספות, הקיימות לאותו אירוע באותו פריט, ולבטל גם אותן.

• אופצית "צור התראה חדשה, זהה לזו שמתבטלת, במועד הבא" מאפשרת יצירה מחדש, של הודעת-התראה זהה לזו שגרמה להיווצרות ההתראה אותה מבטלים, באותו פריט, במועד אחר.

מבנה המסך

"דיווח סטטוס ביניים" היא פעולה שמטרתה תיעוד של פעולות שבוצעו בקשר עם התראה, ללא ביטול ההתראה.

על מנת לדווח סטטוס ביניים להתראה, הקלק על צלמית העפרון שנמצאית לידה באותה שורה:

• בהתראות שיש להן מספר נמענים, כל אחד מהנמענים יכול לתעד סטטוס ביניים של עצמו.

• סטטוס הביניים שתועד, יופיע כחלק ממידע ההתראה, גם במסך זה, וגם בהתראות הנשלחות במייל.