Automação que não falha em silêncio.
Os sistemas que já tem falam uns com os outros, e o trabalho repetitivo acontece sozinho, do primeiro contacto à fatura. Construímos automação como construímos software, com especificação, tratamento de erros e monitorização, e tudo fica seu.
Não falham no primeiro dia. Falham em silêncio.
Uma automação feita à pressa funciona bem na demonstração. Uns meses depois uma ligação expira, alguém muda o nome de um campo ou um sistema externo fica em baixo durante uma hora. A automação deixa de correr, e ninguém sabe até um cliente ligar a perguntar pela fatura.
- Cada falha chega a uma pessoa, com um número de referência e exatamente o que parou.
- O que falha a meio retoma no mesmo ponto, sem enviar nem cobrar duas vezes.
- Cada processo fica documentado, para que até quem não o construiu perceba o que faz.
Qualquer trabalho que se repete e passa entre sistemas.
Se alguém na sua equipa copia dados de um ecrã para outro, envia o mesmo email dez vezes por dia ou espera por uma aprovação perdida numa caixa de correio, é por aí que se começa.
Do contacto ao cliente
Um pedido vindo do site, do Facebook ou do WhatsApp entra no CRM, segue para o comercial certo e recebe uma primeira resposta em minutos. Nenhum contacto fica esquecido numa caixa de email.
Da encomenda à fatura
Um negócio fechado abre uma encomenda, emite a fatura no sistema de contabilidade, envia-a ao cliente e atualiza a cobrança. Sem introduzir os dados duas vezes.
Documentos, contratos e assinaturas
Um contrato ou formulário é gerado a partir dos dados, enviado para assinatura digital e arquivado no sítio certo depois de assinado. Desenvolvemos o DocsRobot, um gerador de documentos e sistema de assinaturas, e conhecemos esta área por dentro.
Integração de um cliente ou colaborador
Formulários, permissões, contas nos sistemas, mensagens de boas-vindas e tarefas para cada departamento. Uma lista que corre sozinha, em vez de dez emails.
Relatórios e alertas
Dados de vários sistemas juntam-se num relatório que chega de manhã, e um alerta só sai quando algo foge ao normal. Em vez de procurar os números, são eles que chegam até si.
IA dentro do processo
Triar pedidos por tema, extrair dados de faturas e ficheiros PDF, preparar uma resposta a um cliente. Sempre que um erro custa dinheiro, uma pessoa aprova antes de o processo continuar.
A diferença entre uma ligação que funciona e uma em que se pode confiar.
Somos uma software house, e os nossos sócios dirigem software houses desde 1989. Para nós uma automação é um pequeno sistema, e recebe o mesmo tratamento.
Especificação antes de qualquer ligação
Mapeamos o processo como ele acontece de facto, exceções incluídas: o que acontece quando falta um campo, quando o cliente já existe, quando um pagamento falha. Aprova antes de construirmos.
Monitorização e alertas
Cada execução fica registada, e cada falha chega à pessoa responsável. Sabe que algo parou antes de o cliente saber.
Propriedade total
As automações correm nas suas contas ou nos seus servidores, totalmente documentadas. Não depende de nós para continuar, alterar ou mudar de fornecedor.
Código, onde a ferramenta não chega
As ferramentas de automação são excelentes até certo ponto. Quando é preciso um cálculo complexo, uma ligação a um sistema antigo ou um grande volume, escrevemos essa parte como software, sem substituir o resto.
O processo escolhe a ferramenta, não o contrário.
Não revendemos nenhuma plataforma, por isso a recomendação depende do que lhe convém: o custo mensal, onde ficam os dados e quem vai manter depois.
n8n
Quando quer controlo total: pode correr no seu próprio servidor, os dados ficam em casa e não há custo por execução.
Make e Zapier
Quando quer começar depressa, com muitos conectores prontos, e os volumes são moderados. Fácil também para a sua equipa acompanhar e ajustar.
Código e APIs
Quando o processo é crítico, complexo ou de grande volume, ou quando o sistema a ligar não existe em nenhuma ferramenta pronta.
Começamos com um processo. Sabe o preço antes de construirmos.
Conversa
Uma hora sobre como o trabalho flui hoje na sua empresa. Assinalamos em conjunto os processos que levam mais tempo ou geram mais erros, e escolhemos por onde começar.
Especificação curta
Um mapa rigoroso do processo: os sistemas, os dados, as exceções e quem aprova o quê. Recomendamos a ferramenta certa e explicamos porquê.
No fim: uma proposta com preço e prazo fixos. A especificação é sua, mesmo que não continue connosco.
Construção, testes e entrega
Construímos, testamos com casos reais incluindo as exceções, e ligamos a monitorização. Recebe documentação e uma formação curta para quem trabalha com o processo.
Quer que continuemos a monitorizar e a manter? Podemos. Prefere não? Está tudo documentado e fica consigo.
As mesmas regras que aplicamos ao software.
Cada automação é verificada contra o nosso livro de regras de desenvolvimento, centenas de regras acumuladas ao longo de décadas. Três exemplos que pesam especialmente em processos automáticos:
Quando um sistema externo não responde, o processo não se perde.
O que ganha: quando o sistema de contabilidade, o CRM ou o fornecedor de email estão indisponíveis por momentos, o passo espera e tenta de novo. Se não resultar, alguém recebe um alerta com um número de referência e sabe exatamente o que parou.
A regra: cada chamada a um serviço externo é envolvida num retry com exponential backoff e jitter, apenas para erros em que repetir pode resultar, e num circuit breaker que abre após falhas consecutivas. Cada execução recebe um correlationId que é anexado a cada linha de log e a cada alerta.
Uma nova execução nunca envia duas vezes.
O que ganha: se um processo para a meio e é reiniciado, o cliente não recebe duas faturas e nenhum registo é criado duas vezes.
A regra: cada operação com efeitos secundários recebe uma Idempotency-Key derivada do evento original. Antes de agir, verificamos se a chave já foi tratada e, se sim, devolvemos o resultado guardado em vez de repetir a ação.
Como testar um processo mensal sem esperar um mês?
O que ganha: cobranças mensais, lembretes de renovação e relatórios trimestrais totalmente testados antes de entrarem em produção, não depois de passar o primeiro mês.
A regra: os processos periódicos correm num relógio de simulação que controlamos, não no relógio do servidor. Nos testes avançamos o relógio e vemos o que acontece.
Antes de começar
Temos de substituir sistemas para automatizar?
Quanto custa?
Porque não contratar simplesmente um freelancer com Zapier?
O que acontece quando um dos sistemas muda?
A IA pode fazer parte do processo?
As automações vão ser nossas?
Uma hora. Sem compromisso.
No fim saberá o que percebemos, que perguntas estão em aberto e quanto custará a especificação. Se acharmos que não vale a pena construir, também o dizemos.
Ou diretamente: info [at] assemblyso.com
