אוטומציות עסקיות

אוטומציה שלא נשברת בשקט.

המערכות שכבר יש לכם מדברות זו עם זו, והעבודה החוזרת קורית לבד: מהליד הראשון ועד החשבונית. אנחנו בונים אוטומציות כמו שבונים תוכנה, עם אפיון, טיפול בשגיאות וניטור, והכול נשאר שלכם.

מה מחברים: CRM ומכירות הנהלת חשבונות מסמכים וחתימות מייל ו-WhatsApp דוחות
הבעיה עם רוב האוטומציות

הן לא נכשלות ביום הראשון. הן נכשלות בשקט.

אוטומציה שנבנתה מהר עובדת יפה בהדגמה. אחרי כמה חודשים פג תוקף של חיבור, מישהו משנה שם של שדה, או שמערכת חיצונית לא עונה שעה. האוטומציה מפסיקה לרוץ, ואף אחד לא יודע עד שלקוח מתקשר לשאול איפה החשבונית.

  • כל תקלה מגיעה למישהו, עם מספר אסמכתה ומה בדיוק נעצר.
  • מה שנכשל באמצע ממשיך מאותה נקודה, בלי לשלוח פעמיים ובלי לחייב פעמיים.
  • כל תהליך מתועד, כך שגם מי שלא בנה אותו מבין מה הוא עושה.
מה אפשר להפוך לאוטומטי

כל עבודה שחוזרת על עצמה, ועוברת בין מערכות.

אם מישהו אצלכם מעתיק נתונים ממסך למסך, שולח את אותו מייל עשר פעמים ביום, או מחכה לאישור שנשכח בתיבת דואר: זה המקום להתחיל.

מליד ללקוח

פנייה מהאתר, מפייסבוק או מ-WhatsApp נכנסת ל-CRM, מנותבת לנציג הנכון ומקבלת מענה ראשון תוך דקות. אף ליד לא נשכח בתיבת המייל.

מהזמנה לחשבונית

עסקה שנסגרה פותחת הזמנה, מפיקה חשבונית במערכת הנהלת החשבונות, שולחת אותה ללקוח ומעדכנת את הגבייה. בלי הקלדה כפולה.

מסמכים, חוזים וחתימות

חוזה או טופס נוצר מתוך הנתונים, נשלח לחתימה דיגיטלית, ונשמר במקום הנכון כשהוא חתום. אנחנו מפתחים את DocsRobot, מחולל מסמכים ומערכת חתימות, ומכירים את התחום מבפנים.

קליטת לקוח או עובד

טפסים, הרשאות, חשבונות במערכות, הודעות פתיחה ומשימות למחלקות השונות. רשימה אחת שרצה לבד, במקום עשרה מיילים.

דוחות והתראות

נתונים מכמה מערכות מתאחדים לדוח שמגיע בבוקר, והתראה יוצאת רק כשמשהו חורג. במקום לחפש את המספרים, הם מגיעים אליכם.

AI בתוך התהליך

מיון פניות לפי נושא, חילוץ נתונים מחשבוניות ומקבצי PDF, טיוטת תשובה ללקוח. במקום שבו טעות עולה כסף, אדם מאשר לפני שהתהליך ממשיך.

אוטומציות שבונים כמו תוכנה

ההבדל בין חיבור שעובד לחיבור שאפשר לסמוך עליו.

אנחנו בית תוכנה, והבעלים מנהלים בתי תוכנה מאז 1989. אוטומציה בשבילנו היא מערכת קטנה, ומקבלת את אותו יחס.

01

אפיון לפני חיבור

ממפים את התהליך כמו שהוא באמת קורה, כולל החריגים: מה קורה כשחסר שדה, כשהלקוח כבר קיים, כשהתשלום נכשל. אתם מאשרים לפני שבונים.

02

ניטור והתראות

כל ריצה נרשמת, וכל תקלה מגיעה לאדם שאחראי עליה. אתם יודעים שמשהו נעצר לפני שהלקוח יודע.

03

בעלות מלאה שלכם

האוטומציות רצות בחשבונות שלכם או על השרתים שלכם, עם תיעוד מלא. אתם לא תלויים בנו כדי להמשיך, לשנות או לעבור לספק אחר.

04

קוד, כשהכלי נגמר

כלי אוטומציה מצוינים עד נקודה מסוימת. כשצריך חישוב מורכב, חיבור למערכת ישנה או עומס גבוה, אנחנו כותבים את החלק הזה כתוכנה, בלי להחליף את כל השאר.

כלים

הכלי נבחר לפי התהליך, לא להפך.

אנחנו לא משווקים של פלטפורמה אחת, ולכן ההמלצה נקבעת לפי מה שמתאים לכם: עלות חודשית, איפה הנתונים יושבים, ומי יתחזק את זה אחר כך.

n8n

כשרוצים שליטה מלאה: אפשר להריץ אותו על השרת שלכם, הנתונים לא יוצאים החוצה, ואין תשלום לפי כמות ריצות.

Make ו-Zapier

כשרוצים להתחיל מהר עם המון חיבורים מוכנים, ונפח הפעולות סביר. נוח גם לצוות שלכם לעקוב ולשנות.

קוד ו-API

כשהתהליך קריטי, מורכב או בנפח גבוה, או כשהמערכת שצריך לחבר לא נמצאת באף כלי מוכן.

איך זה עובד

מתחילים בתהליך אחד. יודעים את המחיר לפני שבונים.

1
ללא עלות

שיחה

שעה על איך העבודה זורמת אצלכם היום. מסמנים יחד את התהליכים שגוזלים הכי הרבה זמן או עושים הכי הרבה טעויות, ובוחרים מאיפה מתחילים.

2
מחיר קבוע

אפיון קצר

מיפוי מדויק של התהליך: המערכות, הנתונים, החריגים ומי מאשר מה. ממליצים על הכלי המתאים ומסבירים למה.

בסוף: הצעה במחיר ובזמן קבועים. האפיון שלכם, גם אם לא תמשיכו איתנו.

3
בתקציב ובלו"ז שאישרתם

בנייה, בדיקה ומסירה

בונים, בודקים מול מקרים אמיתיים כולל החריגים, ומדליקים את הניטור. מקבלים תיעוד והדרכה קצרה למי שעובד עם התהליך.

רוצים שנמשיך לנטר ולתחזק? אפשר. לא רוצים? הכול מתועד ונשאר אצלכם.

ספר חוקי הפיתוח

אותם חוקים שאנחנו מפעילים על תוכנה.

כל אוטומציה נבדקת מול ספר חוקי הפיתוח שלנו, מאות כללים שנצברו בעשרות שנים. שלוש דוגמאות שחשובות במיוחד בתהליכים אוטומטיים:

כשמערכת חיצונית לא עונה, התהליך לא הולך לאיבוד.

מה יוצא לכם: כשמערכת הנהלת החשבונות, ה-CRM או ספק המייל לא זמינים לרגע, הפעולה מחכה ומנסה שוב. אם זה לא מסתדר, מישהו מקבל התראה עם מספר אסמכתה, ויודע בדיוק מה נעצר.

החוק: כל קריאה לשירות חיצוני עטופה ב-retry עם exponential backoff ו-jitter, רק לשגיאות שחזרה עליהן יכולה להצליח, וב-circuit breaker שנפתח אחרי כישלונות רצופים. כל ריצה מקבלת correlationId שמצורף לכל שורת log ולכל התראה.

ריצה חוזרת לעולם לא שולחת פעמיים.

מה יוצא לכם: אם תהליך נעצר באמצע והופעל מחדש, הלקוח לא מקבל שתי חשבוניות, ושום רשומה לא נוצרת פעמיים.

החוק: כל פעולה עם תופעות לוואי מקבלת Idempotency-Key שנגזר מהאירוע המקורי. לפני ביצוע בודקים אם המפתח כבר טופל, ואם כן מחזירים את התוצאה השמורה במקום לבצע שוב.

איך בודקים תהליך חודשי, בלי לחכות חודש?

מה יוצא לכם: חיובים חודשיים, תזכורות לחידוש ודוחות רבעוניים נבדקים במלואם לפני שהם עולים לאוויר, לא אחרי שהחודש הראשון עבר.

החוק: תהליכים מחזוריים רצים על שעון סימולציה שבשליטתנו, לא על שעון השרת. בבדיקות מזיזים את השעון קדימה ורואים מה קורה.

עוד חוקים לדוגמה, ואיך הם נכנסים לאפיון

שאלות נפוצות

לפני שמתחילים

צריך להחליף מערכות כדי לעשות אוטומציה?
כמעט אף פעם. המטרה היא לחבר את מה שכבר עובד אצלכם. אם מערכת מסוימת באמת חוסמת, נגיד את זה באפיון, לפני שהשקעתם בבנייה.
כמה זה עולה?
תלוי בתהליך, במספר המערכות ובחריגים. בסוף שיחת ההיכרות תדעו כמה עולה האפיון הקצר, ובסוף האפיון תקבלו הצעה במחיר קבוע. נגיד לכם גם מה תעלה הפלטפורמה עצמה בכל חודש.
למה לא פשוט פרילנסר עם Zapier?
לחיבור פשוט אחד, זו יכולה להיות בחירה טובה. כשהתהליך נוגע בכסף, בלקוחות או בכמה מערכות במקביל, ההבדל הוא במה שקורה כשמשהו משתבש: ניטור, ריצה חוזרת בלי כפילויות, ותיעוד שמאפשר לכל אחד להמשיך.
מה קורה כשאחת המערכות משתנה?
הניטור מתריע ברגע שמשהו מפסיק לעבוד. אם אנחנו מתחזקים את האוטומציה, אנחנו מתקנים. אם לא, התיעוד מראה בדיוק איפה החיבור ומה צריך לעדכן.
אפשר לשלב AI בתהליך?
כן, במקומות שבהם הוא חוסך עבודה אמיתית: מיון פניות, חילוץ נתונים ממסמכים, טיוטות לתשובות. בכל מקום שבו טעות עולה כסף, אדם מאשר לפני שהתהליך ממשיך.
האוטומציות יהיו שלנו?
כן. הן רצות בחשבונות שלכם או על השרתים שלכם, ואתם מקבלים את התיעוד המלא. אפשר להמשיך איתנו, לבד, או עם כל ספק אחר.
הצעד הראשון

שעה אחת. בלי התחייבות.

בסופה תדעו מה הבנו, אילו שאלות פתוחות, וכמה יעלה האפיון. אם נחשוב שלא כדאי לבנות את זה, נגיד גם את זה.

נחזור אליכם תוך יום עבודה. שעה, ללא עלות, בלי התחייבות. הפרטים משמשים רק כדי לחזור אליכם, לפי מדיניות הפרטיות.

או ישירות: 03-559-3289 | info [at] assemblyso.com